Несмотря на то, что сопровождение бухгалтерского учёта подразумевает наличие у аутсорсинговой компании всего необходимого, потребуется наладить график документооборота в бухгалтерии. Взаимодействие между заказчиком и бухгалтером должно происходить оперативно.
Организация документооборота в бухгалтерии должна быть обговорена заранее. Фирмой, заказывающей бухгалтерское сопровождение, и организацией, ведущей деятельность по бухгалтерским услугам, заранее обговаривается периодичность предоставления документов и сроки их обработки. Регламент документооборота бухгалтерии может зафиксировать договор на бухгалтерское обслуживание.
Многое зависит от размеров фирмы-заказчика. На малых предприятиях не такой большой 1С документооборот, 1С бухгалтерия поэтому может вестись раз в месяц, тогда допустимо однократное предоставление документов. Для крупных организаций разрабатывается график документооборота в бухгалтерии, который может быть даже ежедневным.
Это может быть электронный документооборот, бухгалтерия в таком случае получает необходимые сведения для обработки и составления отчётности через электронные каналы связи. Первичный документооборот в бухгалтерии может происходить также с помощью курьеров. Бухгалтерское обслуживание требует, чтобы в наличии были договоры купли-продажи; договор поставки, оказания услуг; трудовой приказ; документы по приобретению основных средств; акт выполненных работ и др.
Когда наступает конец отчётного периода, бухгалтерией должна быть произведена подготовка и сдача отчётности. Когда бухгалтер на аутсорсинге сдаёт годовой отчёт, необходимо будет составить перечень бухгалтерских документов, который передавался ему за прошедший год. Все эти документы бухгалтерского учёта будет возвращена обратно вместе с описью.
В нашей фирме, которая организует ведение бухгалтерского учёта, обязательно подскажут как организовать документооборот в бухгалтерии, если клиент сам этого не знает. В том, чтобы наладить документооборот в бухгалтерии, нет ничего сложного.